Google Apps – mere end tekstbehandling

Vi har i Co3 brugt Google Apps i godt et års tid nu så jeg vil fortælle lidt om mulighederne og om de ting som Google kunne gøre bedre.

Google Apps, for dig som ikke har kendskab til det er: Tekstbehandlings-, Regnearks- og Præsentationssoftware online med en smule dokumenthåndtering. Det betyder ingen installation af software på din PC, bare Internet Explorer eller Firefox så har du tekstbehandling, regneark og præsentationer samt online lager mulighed.

Google Apps er også mere end dokumenter og dokumenthåndtering. Det er også deling, samarbejde på dokumenter med en simpel versionstyring så ingen rettelser går tabt.

Grunden til at vi i Co3 overvejede og valgte Google Apps er helt klart delings faciliteten og det at vi kan arbejde på dokumenter samtidigt. Ikke noget med at sende word-dokumenter rundt til alle på mail og så flette alle ændringer, de tider er passé. Nu skriver vi dokumenterne direkte i Google Apps og deler dem med de relevante personer som redigere samtidigt og alles bidrag findes i ét og samme dokument.

Vores anvendelse er d.d. opgaveplanlægning i regneark, mødereferater, kravspecifikationer, tilbud m.m. i dokumenter.

Google Apps kan eksportere filerne til de mest anvendte formater:

  • Dokumenter
    • PDF
    • Word
    • HTML
    • Text
    • OpenOffice
  • Regneark
    • CSV
    • HTML
    • ODS
    • PDF
    • TXT
    • XLS

så du kan download filerne ned på din PC til offline fremvisning eller redigering. Du kan så bagefter upload dokumenterne igen uden at overskrive alle tidligere versioner af filen.

I regneark har jeg fx senest afprøvet "Notifications" i regneark, som gør at jeg dagligt får en mail med alle ændringer i vores opgaveplan, så jeg kan se, hvem der har ændret noget og se hvilke ændringer, der er foretaget. På den måde holder jeg øje med om nogen skrive opgaver på planen, som jeg skal løse.

Regneark har også en smart funktion ved at kunne blive til en database for en formular. Hvis man i første række i regnearket skriver nogle spørgsmål og så under deling vælger at invitere nogle til indtastning vha. en formular, så laves regnearket om til en web-formular som de inviterede (eller alle som kender linket) kan indtaste besvarelser, og data gemmes i regnearket. Du kan selv afprøve det.

Af de mere avancerede funktioner i Google Apps er Google Sites. Deres nyeste feature i Google Apps og som Computerworlds blogger Lars Pedersen skrev sådan her om: "Google Sites – Sharepoint / MOSS 2007 konkurrent?" i marts.
Det er jo noget af en overskrift må jeg sige. Og konkurrent tror jeg ikke helt på, efter at have lavet et par sites med Google Sites. Der er ingen tvivl om at det vil kunne bruges til helt basale små ting og at dine filer fra Google Apps kan indlejeres i dine Google Sites og man i Google Sites‘ CMS kan indlejre billeder som fx kan være grafer fra dine publiserede regneark og alle Googles Gadgets giver Google Sites et enormt perspektiv, her kan du se nogle af Googles demo sites.

Jeg har i mit arbejde med at afprøve Google Sites taget en del inspiration fra "Team Project" skabelonen, da det er den form for information jeg arbejder mest med.
Men at begynde at sammenligne Google Sites med Sharepoint (MOSS 2007) er noget værre vås! Da man ikke kan lave sit eget udseende af sites falder det hele til jorden til offentlig brug, hvis ikke det kan overholde "corporate branding" kan det stort set kun bruges internt. Desuden kan Sharepoint skræddersyes i en helt anden dimension end Google sikkert nogensinde vil tillade. Når det så er sagt, opdagede jeg i denne uge via "Google Operating Systems"-bloggen, at Google har disse online applikationer fra firmaet bag www.jot.com, som dog ser ud til at være begyndt med at dirigere brugere over på Google Sites men man kan stadig finde deres website, og se hvad Google altså har købt for et firma, og deres "Gallery" af applikationer giver os et ret godt billede af, hvad vi måske kan forvente af Google Apps i fremtiden, når det lige er blevet Google-ificeret.


Skriv et svar

XHTML: You can use these tags: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>